Perché nel pomeriggio può calare l’attenzione e una pausa fatta bene può evitare qualche errore

Sono le 15:12.

Hai appena finito di pranzare, davanti a te ci sono ancora diverse ore di lavoro e nella casella di posta sono arrivate altre sette email.

Ne apri una, prepari la risposta, alleghi il documento e premi “Invia”.

Tre secondi dopo ti accorgi che l’allegato è quello sbagliato.

Non era un’operazione difficile. Non eri impreparato. Eppure qualcosa è sfuggito.

 

La spiegazione che ci diamo di solito è semplice:

“Mi sono distratto.”

Vero. Ma perché proprio in quel momento?

 

Nel libro When. I segreti della scienza per scegliere il momento giusto, Daniel H. Pink parte da una domanda interessante: siamo davvero lucidi, attenti e reattivi allo stesso modo in ogni momento della giornata?

La risposta breve è no.

Non significa che alle tre del pomeriggio diventiamo improvvisamente incapaci di lavorare. Significa che la nostra attenzione può cambiare in base all’orario, alla stanchezza accumulata, al sonno e al nostro personale ritmo biologico.

E quando l’attenzione cala, anche le piccole sviste possono diventare problemi.

Una giornata in tre momenti

Per molte persone la giornata assomiglia a una piccola storia in tre atti.

C’è un momento nel quale ci sentiamo più lucidi. Uno nel quale procediamo un po’ per inerzia. E uno nel quale recuperiamo parte dell’energia.

Pink li chiama:

• picco;
• calo;
• ripresa.

Per molte persone il calo arriva nel primo pomeriggio. Quel momento in cui il pranzo è finito, la mattinata si fa sentire e il cervello sembra aver attivato la modalità “risparmio energetico”.

Ma attenzione: non siamo tutti uguali.

C’è chi al mattino ha già sistemato mezza giornata prima ancora del secondo caffè. E c’è chi alle 8:30 risponde alle domande, ma non può garantire sulla qualità delle risposte.

Le ricerche sui cronotipi confermano che alcune persone raggiungono prima il proprio momento di maggiore efficienza, mentre altre funzionano meglio più tardi. Età, qualità del sonno, abitudini e turni di lavoro possono spostare sensibilmente questi momenti.

Quindi non esiste un orario perfetto valido per tutti.

Esiste, però, una domanda che vale per tutti:

Qual è il momento della giornata nel quale io tendo a essere meno attento?

La sala operatoria e quel dato delle quattro del pomeriggio

Per capire quanto possa contare il momento della giornata, entriamo per un attimo in una sala operatoria.

Un gruppo di ricercatori del Duke University Medical Center ha analizzato 90.159 interventi chirurgici effettuati nell’arco di quattro anni.

Lo studio riguardava gli eventi avversi legati all’anestesia.

Per una delle categorie analizzate, la probabilità stimata di un evento passava dall’1% per gli interventi iniziati alle 9:00 al 4,2% per quelli iniziati alle 16:00.

Questo non significa che un intervento nel pomeriggio sia automaticamente pericoloso.

Lo studio era retrospettivo e gli stessi ricercatori hanno indicato diverse possibili spiegazioni: la fatica del personale, il carico di lavoro, i cambi di turno, i ritardi organizzativi e le condizioni dei pazienti.

Il dato, però, ci lascia un messaggio importante:

quando un’attività è delicata, non dovremmo considerare attenzione ed energia come risorse infinite.

Vale in sala operatoria, ma anche quando guidiamo, controlliamo un contratto, utilizziamo un macchinario o inviamo un documento importante.

Due milioni di test e una pausa che cambia il risultato

Spostiamoci ora in una scuola danese.

Immagina due studenti con una preparazione simile. Uno svolge il test al mattino. L’altro alcune ore più tardi.

Un ampio studio ha analizzato quasi due milioni di test standardizzati sostenuti da ragazzi tra gli 8 e i 15 anni.

Con il passare delle ore, il rendimento medio tendeva a diminuire. Secondo i calcoli degli autori, l’effetto associato a ogni ora più tarda era paragonabile, approssimativamente, a circa dieci giorni di scuola in meno.

Ma la parte più interessante arriva adesso.

Quando gli studenti facevano una pausa di 20-30 minuti prima del test, la prestazione migliorava. In media, il beneficio associato alla pausa risultava superiore al peggioramento osservato nel corso di un’ora.

In parole semplici:

Continuare a oltranza non è sempre il modo migliore per fare di più.

A volte fermarsi per qualche minuto permette di ripartire meglio.

Non è soltanto colpa del pomeriggio

C’è però un errore che dobbiamo evitare: trasformare le 15:00 nel “triangolo delle Bermuda” universale della produttività.

Non è l’orologio, da solo, a farci sbagliare.

Un’altra ricerca ha analizzato oltre 13,7 milioni di situazioni nelle quali operatori sanitari avrebbero dovuto seguire le procedure previste per l’igiene delle mani.

Nella prima ora del turno, la procedura veniva rispettata mediamente nel 42,6% dei casi. Nell’ultima ora di un turno tipico di dodici ore, la percentuale scendeva al 34,8%.

In questo caso contavano soprattutto:

• le ore già trascorse al lavoro;
• l’intensità delle attività;
• la fatica accumulata;
• il tempo di recupero tra un turno e quello successivo.

La domanda corretta, quindi, non è soltanto:

“Che ore sono?”

È anche:

“Da quanto tempo sto lavorando senza recuperare davvero?”

Quando una piccola svista diventa un problema vero

Molti errori quotidiani si risolvono con un sorriso.

Hai dimenticato il latte. Hai scritto “martedì” invece di “mercoledì”. Hai cercato per cinque minuti gli occhiali che avevi sulla testa.

Altri errori, invece, possono avere conseguenze più serie:

• inviare un documento riservato alla persona sbagliata;
• non vedere una clausola importante;
• inserire un dato errato in un preventivo;
• saltare un controllo prima di avviare un macchinario;
• guidare quando si è troppo stanchi;
• dimenticare un passaggio in una procedura di sicurezza.

Non sempre possiamo scegliere quando svolgere queste attività.

Possiamo però proteggerle meglio.

Quattro piccole difese contro l’errore

1. Scopri quando entri in modalità automatica

Per alcuni giorni osserva in quali momenti:

• rileggi la stessa frase più volte;
• commetti più errori di battitura;
• perdi facilmente il filo;
• diventi più impaziente;
• fai fatica a prendere una decisione;
• senti il bisogno di “finire in fretta”.

Non devi stabilire se sei un gufo o un’allodola. Devi soltanto riconoscere i tuoi segnali.

2. Non affidare tutto alla memoria

Quando un’attività è importante, usa una checklist.

Può sembrare una soluzione banale. Ma una lista scritta ha una qualità che la nostra memoria non possiede: non diventa più stanca con il passare delle ore.

Prima di inviare un documento, per esempio:

• destinatario corretto?
• allegato corretto?
• dati verificati?
• informazioni riservate controllate?
• azione richiesta indicata chiaramente?

Cinque domande richiedono meno di un minuto. Correggere un errore dopo può richiedere molto di più.

3. Fai una pausa vera

Scorrere i social sullo stesso schermo sul quale hai lavorato per due ore non è sempre una pausa.

Una pausa vera può voler dire:

• alzarsi;
• camminare qualche minuto;
• bere;
• guardare fuori dalla finestra;
• parlare con qualcuno di un argomento diverso dal lavoro;
• allontanarsi temporaneamente dal telefono e dal computer.

Non esiste una durata perfetta valida per tutti. Ciò che conta è interrompere realmente il compito e dare alla mente la possibilità di cambiare ritmo.

4. Proteggi le attività più delicate

Se sai che in una certa fascia oraria sei meno lucido, evita — quando puoi — di concentrare proprio lì le attività nelle quali un errore costa di più.

Quando non puoi evitarlo:

• inserisci un secondo controllo;
• separa la preparazione dall’approvazione;
• chiedi una verifica incrociata;
• utilizza una procedura scritta;
• fermati qualche minuto prima di iniziare.

Non è un segno di debolezza. È buona organizzazione.

E quando dobbiamo guidare?

Sulla strada non esiste un’ora che, da sola, permetta di prevedere un incidente.

Contano il traffico, la velocità, le distrazioni, il sonno, la durata del viaggio, eventuali farmaci, l’alcol e molti altri fattori.

Per questo, prima di partire, la domanda non dovrebbe essere soltanto:

“Quanto ci metterò?”

Ma anche:

“Come sto guidando oggi?”

Sbadigli frequenti, difficoltà a mantenere la concentrazione, occhi pesanti e piccoli vuoti di attenzione non vanno ignorati. Se compare sonnolenza, la scelta prudente è fermarsi in un luogo sicuro.

Alzare la musica o aprire il finestrino può farci sentire più svegli per qualche minuto, ma non sostituisce il riposo.

 

Prevenzione e protezione fanno due lavori diversi

Fare una pausa, utilizzare una checklist o rimandare una decisione delicata può ridurre la possibilità di sbagliare.

Ma il rischio zero non esiste.

Possiamo guidare con prudenza ed essere coinvolti in un incidente. Possiamo lavorare con attenzione e subire un infortunio. Possiamo adottare procedure corrette e causare involontariamente un danno.

La prevenzione cerca di evitare o limitare l’evento.

L’assicurazione interviene sulle conseguenze economiche degli eventi previsti dal contratto.

Sono due strumenti diversi, ma funzionano meglio quando vengono considerati insieme.

Per una famiglia può essere utile verificare le coperture per infortuni, invalidità, responsabilità civile e assistenza.

Per un’impresa o un professionista può essere importante controllare le garanzie di responsabilità civile, infortuni, tutela legale e quelle specifiche collegate all’attività svolta.

Non tutte le polizze proteggono dalle stesse situazioni. Massimali, esclusioni, franchigie e condizioni cambiano da contratto a contratto.

Un piccolo esperimento per questa settimana

Scegli una sola attività nella quale una distrazione potrebbe costarti tempo, denaro o preoccupazioni.

Può essere inviare un preventivo, metterti alla guida per un viaggio lungo, controllare una fattura o chiudere l’ufficio.

Prima di iniziare:

1. fermati per due minuti;
2. allontanati dallo schermo;
3. fai il controllo con una breve lista;
4. poi procedi.

Non diventerai infallibile.

Ma potresti evitare uno di quegli errori che, tre secondi dopo averli commessi, ci fanno dire:

“Lo sapevo che avrei dovuto controllare un’altra volta.”

Il punto di vista della Normanni Assicurazioni

Proteggersi non significa aspettare che qualcosa accada e poi cercare una soluzione.

Significa anche conoscere i propri punti deboli, organizzarsi meglio e ridurre i rischi che possiamo evitare.

E per quelli che non possiamo eliminare, serve sapere in anticipo su quali tutele possiamo contare.

Se vuoi verificare se le tue coperture sono coerenti con la tua vita, la tua famiglia o la tua attività, possiamo fare insieme un controllo semplice e senza impegno.

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Nota informativa

L’articolo ha finalità esclusivamente informative ed educative. Gli studi citati riguardano contesti e popolazioni specifiche: non permettono di prevedere le capacità o il rischio di una singola persona in base all’orario. Le indicazioni riportate non sostituiscono valutazioni mediche, organizzative, professionali o assicurative personalizzate. Garanzie, limiti, franchigie, esclusioni e condizioni di operatività devono sempre essere verificati nel singolo contratto.